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Marine Lachaize

Gestionnaire événementiel et partenariats

Assistante en charge de l’évènementiel et fraîchement intégré à l’équipe Sciences Po Aix, Marine Lachaize a répondu à nos questions et évoque ses missions au sein du Secrétariat de Direction. Responsable du bon déroulement des événements, elle nous en dit plus sur les projets à venir au sein de l’École.

Pouvez-vous vous présenter ? Quel est votre parcours académique ?

Après avoir obtenu mon Master Administration et Communication des Activités culturelles à l’Université de Toulouse-Capitole, j’ai démarré ma vie professionnelle à la Cité de l’espace en tant que chargée de projets événementiels pendant deux ans. J’ai eu l’opportunité de gérer aussi bien des événements de grande envergure (Nuit des étoiles, 50 ans du premier pas de l’Homme sur la Lune) que des conférences ou rencontres scientifiques.

Ensuite, j’ai été amenée à vivre la plus bouleversante et enrichissante expérience : devenir maman de deux petites filles, desquelles j’ai pu m’occuper pendant trois années consécutives.

Finalement, j’ai été recrutée en mars 2024 au sein de Sciences Po Aix en tant qu’assistante en charge de l’événementiel.

En quoi consiste votre poste d’assistante en charge de l’événementiel à Sciences Po Aix ?

Depuis mon arrivée à Sciences Po Aix, je suis chargée de coordonner l’organisation des multiples événements qui se déroulent au sein de l’École, notamment des conférences, débats, workshops, etc.

J’ai donc la responsabilité, à la manière d’un chef d’orchestre, de guider les différents acteurs de l’établissement (enseignants, équipes administratives, étudiants, équipe logistique, etc) dans l’accomplissement de leurs tâches et de veiller au respect du règlement intérieur lors de l’organisation et du déroulement des événements.

Enfin, je suis en charge des événements directement portés par le Cabinet de Direction, comme la Journée Portes Ouvertes par exemple, la Rentrée Solennelle, ou encore la Cérémonie annuelle de remise des diplômes.

Qui sont vos interlocuteurs privilégiés ? Êtes-vous amenée à répondre à certaines demandes des étudiants ?

Dans le cadre de mes missions, je travaille énormément avec l’équipe logistique, afin d’assurer les aspects techniques des événements (aménagement du lieu, sonorisation, vidéoprojection, accueil des spectateurs, etc), mais aussi avec tous les organisateurs (étudiants, enseignants, associations extérieures, etc) afin de garantir le respect des procédures et proposer une communication efficace pour la promotion de l’événement.

Lorsqu’un organisateur souhaite proposer un événement au sein de Sciences Po Aix, il lui est demandé de remplir une fiche contenant les informations essentielles liées à l’événement, et qui servira par la suite à l’ensemble des personnels de Sciences Po Aix qui se mobiliseront pour son succès.

Quels sont les projets en cours au sein de votre service ?

À partir du mois de mai, les étudiants ne sont plus très présents dans les locaux, car très occupés par leurs révisions principalement : les conférences et autres événements se font donc plus rares.

Nous profitons de cette période pour préparer au mieux la rentrée des étudiants, du personnel, et des enseignants, et commençons à établir la programmation des événements de l’année suivante.

À titre plus personnel, je suis actuellement en charge de l’organisation de la traditionnelle Garden Party, célébration de fin d’année qui réunit l’ensemble des personnels et enseignants de l’École autour d’un cocktail convivial : une excellente manière de clôturer l’année universitaire !